flag Судова влада України

Засади використання автоматизованої системи документообігу у Жовтневому районному суді м. Кривого Рогу Дніпропетровської області

  

«ЗАТВЕРДЖЕНО»

Рішенням зборів суддів Жовтневого районного суду м. Кривого Рогу

Дніпропетровської області

від 25.01.2016 року

 

 

З А С А Д И

 

використання автоматизованої системи документообігу

у Жовтневому районному суді м. Кривого Рогу

Дніпропетровської області

 

  1. Загальні положення

 

1.1.  Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі –  Засади) визначають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи у Жовтневому  районному  суді  м.  Кривого Рогу Дніпропетровської області (далі – Суд).

1.2.  Ці Засади розроблено відповідно до Положення про автоматизовану  систему документообігу суду, зі змінами затвердженими рішенням Ради  суддів України (далі -  Положення) та враховуючи вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Закону України «Про електронні  документи та електронний документообіг», Кримінального процесуального  кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах,  апеляційних судах областей, апеляційних судах  міст Києва та Севастополя,  апеляційному суді АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з  розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року №173 та інших нормативно-правових актів.

1.3. Засади враховують можливість реалізації суддями функцій зі здійснення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, раціонального  використання часу, як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ,  так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані зі здійсненням правосуддя.

1.4. Інші питання, які стосуються функціонування автоматизованої системи документообігу суду та прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням, рішеннями зборів суддів суду, наказами керівника апарату суду про визначення  функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

 

  1. Особливості функціонування автоматизованої системи

 

2.1.  У  суді  використовується комп’ютерна програма «Д-3»  розроблена

адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої  системи в суді здійснюється адміністратором автоматизованої системи  Державним підприємством «Інформаційні судові системи».

 

  1. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапи її руху

 

3.1. Вхідна кореспонденція, у тому числі процесуальні документи,  приймається і опрацьовується, а також реєструється в автоматизованій системі в день її надходження працівниками суду відповідно до їх  функціональних обов’язків.

3.2.  У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію  вхідної

кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника  апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

3.3. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в  автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить  інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення  реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства. 3.4. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою  системою автоматично.

3.5. Номер судової справи формується автоматизованою системою  автоматично в суді та залишається незмінним.

3.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою відповідно до вимог Положення.

3.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної  судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що  підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних  помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

  1. Розподіл судових справ між суддями

 

4.1. Розподіл судових справ у суді здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Інформація  про  автоматизований  розподіл  судових  справ  щоденно, в автоматичному режимі оприлюднюється на сторінці веб-сайту суду «Список автопризначенних справ, що надійшли вперше».

4.2. У суді може застосовуватися:

4.2.1.  автоматизований  розподіл  судових  справ  одразу  після  реєстрації  відповідної судової справи;

4.2.2. пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації  певної кількості судових справ;

4.2.3. розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше  визначеному у судовій справі судді;

4.2.4 повторний автоматизований розподіл судових справ.

4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

4.3.1 за два місяці до закінчення повноважень судді;

4.3.2 за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

4.3.3 за три робочих дні до початку відпустки, якщо  її  тривалість  становить  менше чотирнадцяти календарних днів;

4.3.4 у період відпустки судді;

4.3.5 за один робочий день до відрядження (за  три  робочі  дні –  якщо  тривалість відрядження  становить  більше  семи  календарних  днів) та в дні  перебування судді у відрядженні;

4.3.6. під час тимчасової непрацездатності судді;

4.3.7 за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності  органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття  у відрядження (за наявності наказу голови суду);

4.3.8  у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування,  Вищої  ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

4.3.9.  у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів  України – з моменту прийняття рішення про призначення;

4.3.10. за три  робочі дні до початку відпустки, раніше визначеному у судовій справі судді (слідчого  судді), відносно  судових  справ  зазначених  у  п.  2.3.44,  п.  2.3.45 Положення.

 

  1. Здійснення автоматизованого

розподілу судових справ між суддями

 

5.1. Автоматизований розподіл судових справ у суді здійснюється в  автоматизованій системі за загальними правилами відповідно до Положення.

5.2.  Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з  вимогами цих Засад, Положення, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ та спеціалізації суддів.

5.3. У разі одночасного перебування всіх суддів суду у відрядженнях,  відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених  законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати  участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

5.4. Судові справи, які відповідно до чинного законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду у неробочі дні (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації прав на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення до житла чи іншого володіння, обшук чи огляд тощо) підлягають реєстрації та розподілу в автоматизованій системі документообігу  суду у неробочий день шляхом внесення відповідної інформації до табелю в КП «Д-3» відповідальними працівниками та розглядаються слідчим суддею, суддею відповідно до графіка чергування слідчих суддів, який затверджується рішенням зборів суддів.

5.5. Під  час  автоматизованого  розподілу  судових  справ  між  суддями  суду враховується:

коефіцієнти адміністративних посад, які становлять в суді:

0,6 – для голови суду

0,9 – для заступника голови суду;

спеціалізація суддів, а саме:

- спеціалізація при здійсненні кримінального провадження щодо неповнолітніх

У суді, за рішенням зборів суддів, визначається два судді які уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх. У випадку відсутності одного з суддів (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, тощо) його повноваження здійснення провадження щодо неповнолітніх виконує голова суду, про що вноситься відповідна інформація до автоматизованої системи;  

- спеціалізація суддів, з розгляду справ, які віднесені до компетенції слідчих суддів

У суді, за рішенням зборів суддів, затверджується графік чергування слідчих суддів, а також визначається навантаження на них на період чергування.

У випадку знаходження слідчого судді у нарадчій кімнаті, клопотання слідчих органів в порядку ст. 208 КПК України підлягає повторному автоматизованому розподілу.

У разі відсутності слідчого судді з поважних причин (лікарняний, відрядження, тощо) його повноваження здійснює голова суду.

 

  1. Засади формування колегії суддів

 

6.1. Визначення (формування) колегії суддів суду для розгляду конкретної судової справи здійснюється автоматизованою системою документообігу суду під час реєстрації відповідної справи шляхом визначення головуючого судді та членів колегії

6.2. Порядок визначення (формування) колегії суддів суду можуть змінюватися відповідно  до рішення зборів суддів суду.

 

  1. Порядок розподілу судових справ, у випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи документообігу суду

 

7.1. Випадки знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду або особи, яка виконує його обов’язки, із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

7.2. За наявності вищезазначених обставин канцелярія суду здійснює приймання матеріалів та судових справ протягом робочого часу. Реєстрація та розподіл таких справ в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний день після усунення зазначених обставин.

7.3. Справи, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення до житла чи іншого володіння, обшук чи огляд тощо), у випадку настання вищевказаних обставин, розподіляються на підставі письмового розпорядження голови суду або особи, яка виконує його обов’язки.

7.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення зазначених вище обставин, до автоматизованої системи вноситься інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

  1. Повторний автоматизований розподіл

судових справ між суддями

 

8.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями суду здійснюється відповідно до вимог Положення.

 

  1. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

(колегією суддів)

 

9.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою, відповідальна особа, не пізніше наступного робочого дня, передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

9.2.  Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи документообігу суду відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

  1. Застосування положень Засад використання автоматизованої системи документообігу суду

 

10.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

10.3. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів затверджують їх в новій редакції, після чого вони вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

10.4. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду підлягають опублікуванню на веб- сайті суду.

 

10.5. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду є обов’язковими для застосування всіма суддями та працівниками апарату суду.